廣東省民政廳關(guān)于印發(fā)《廣東省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作指引》的通知

各地級(jí)以上市民政局：

　　為進(jìn)一步規(guī)范我省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《廣東省檔案條例》及《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理辦法》《廣東省養(yǎng)老服務(wù)條例》等法規(guī)規(guī)章，結(jié)合工作實(shí)際，制定本工作指引，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　廣東省民政廳

　　2022年8月11日

　廣東省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作指引

　　第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《廣東省檔案條例》及《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理辦法》《廣東省養(yǎng)老服務(wù)條例》等法規(guī)規(guī)章，結(jié)合工作實(shí)際，制定本工作指引。

　　第二條 本指引所稱特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“供養(yǎng)機(jī)構(gòu)”）是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區(qū)內(nèi)，為集中供養(yǎng)特困老年人提供全日集中住宿和照料護(hù)理服務(wù)的社會(huì)福利院、敬老院、公建民營(yíng)和接受委托供養(yǎng)的其他養(yǎng)老機(jī)構(gòu)。

　　第三條 本指引所稱特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案是指集中供養(yǎng)特困老年人居住在供養(yǎng)機(jī)構(gòu)過(guò)程中，形成的具有保存和核查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，是機(jī)構(gòu)檔案資料的重要組成部分。

　　第四條 特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。

　　省民政廳負(fù)責(zé)全省特困供養(yǎng)人員服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　地級(jí)以上市、縣級(jí)民政部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)特困人員服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等工作。

　　鎮(zhèn)（街）負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)敬老院等機(jī)構(gòu)老年人檔案管理工作，幫助機(jī)構(gòu)完成整理、收集等工作。

　　各供養(yǎng)機(jī)構(gòu)履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責(zé)任。特困人員外托后仍然營(yíng)業(yè)的敬老院，檔案應(yīng)由原敬老院負(fù)責(zé)，方便檔案統(tǒng)一、集中管理，受委托機(jī)構(gòu)應(yīng)協(xié)助敬老院做好檔案管理的各項(xiàng)收集工作。

　　各供養(yǎng)機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專（兼）職人員履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責(zé)。

　　第五條 本指引中所涉及的集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)原則上分為基本信息類、健康管理類、財(cái)務(wù)類、其他類，歸檔范圍如下：

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　　1.特困老年人身份證復(fù)印件；

　　2.戶口本復(fù)印件；

　　3.醫(yī)保卡復(fù)印件；

　　4.殘疾證復(fù)印件（如有）；

　　5.特困人員救助供養(yǎng)證復(fù)印件；

　　6.服務(wù)合同（協(xié)議）；

　　7.接收手續(xù)、入住機(jī)構(gòu)手續(xù)；

　　8.民政部門(mén)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)歸檔的其他材料。

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　　1.老年人能力評(píng)估報(bào)告；

　　2.病史記錄和每年至少1次的健康體檢報(bào)告；

　　3.護(hù)理記錄表、機(jī)構(gòu)內(nèi)外就醫(yī)病歷、日常用藥記錄等資料；

　　4.輔助檢查報(bào)告單等資料；

　　5.退住或死亡的相關(guān)證明資料；

　　6.民政部門(mén)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)歸檔的其他材料。

　　（三）財(cái)務(wù)類

　　1.供養(yǎng)費(fèi)的撥付；

　　2.零用金發(fā)放記錄；

　　3.代管零用金收支記錄；

　　4.遺物款的處理記錄。

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　　1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）委托書(shū)（僅入住公建民營(yíng)機(jī)構(gòu)、非本鎮(zhèn)街舉辦的公辦養(yǎng)老機(jī)構(gòu)時(shí)需要）；

　　2.日常管理、安全巡查記錄；

　　3.特殊事件處理?yè)?dān)保人知情同意書(shū)。

　　第六條 集中供養(yǎng)特困老年人整理和歸檔要求：

　?。ㄒ唬┘泄B(yǎng)特困老年人檔案應(yīng)以“個(gè)人”為單位整理、編目、歸檔，以入住年份為單元分類存檔。

　?。ǘn案資料的形成部門(mén)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料的收集、整理、歸檔和借閱等檔案管理制度。

　?。ㄈw檔資料應(yīng)收集齊全、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的安全和低保信息資源共享。

　?。ㄋ模w檔資料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標(biāo)識(shí)完整齊備，信息載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保管要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水和紅墨水筆等不耐久字跡材料。

　?。ㄎ澹w檔的電子文檔應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)材料內(nèi)容保持一致。

　　（六）集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料，應(yīng)在次年度2月底前完成上年度材料的收集、整理、歸檔工作。

　　第七條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案的整理規(guī)則與保管期限：

　?。ㄒ唬┗拘畔㈩惡推渌惖臋n案整理可參考《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）或《文書(shū)檔案案卷格式》，保管期限自服務(wù)協(xié)議期滿后不少于5年。

　　（二）健康管理類檔案整理可參考《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，保管期限自服務(wù)對(duì)象最后一次就診之日起不少于15年。

　?。ㄈ┴?cái)務(wù)類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

　　第八條 配備適合各類檔案載體保管的庫(kù)房或?qū)９?，配置防火、防盜、防潮防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，保證集中供養(yǎng)特困老年人檔案的存放安全。

　　第九條 對(duì)破損、蟲(chóng)蛀、褪色或字跡模糊的集中供養(yǎng)特困老年人檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

　　第十條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案不得外借。其他機(jī)構(gòu)和個(gè)人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個(gè)人有效證件（身份證）等證明材料，并經(jīng)供養(yǎng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，辦理登記手續(xù)后方可提供查閱。

　　第十一條 查閱集中供養(yǎng)特困老年人檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

　　第十二條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案的銷(xiāo)毀嚴(yán)格按銷(xiāo)毀程序進(jìn)行，并將鑒定結(jié)論、銷(xiāo)毀報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)歸入全宗卷永久保管。在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)有兩人共同監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

　　第十三條 已銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)在歸檔文件目錄備注項(xiàng)中注明已銷(xiāo)毀字樣。

　　第十四條 屬于進(jìn)檔案館范圍的集中供養(yǎng)特困老年人檔案（包括電子文檔），應(yīng)依法依規(guī)依程序向當(dāng)?shù)貦n案館移交。在移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)將集中供養(yǎng)特困老年人檔案紙質(zhì)目錄（一式三份）及其電子版目錄一并移交。

　　第十五條 集中供養(yǎng)特困老年人檔案管理工作的獎(jiǎng)懲參照上級(jí)相關(guān)檔案規(guī)定執(zhí)行。

　　第十六條 地級(jí)以上市、縣級(jí)民政部門(mén)要結(jié)合本地實(shí)際，每年須對(duì)特困老人的基本信息類、健康管理類、財(cái)務(wù)類、其他類檔案進(jìn)行不少于一次督導(dǎo)檢查，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，檢查的具體內(nèi)容詳見(jiàn)本指引第五條。

　　第十七條 本指引由廣東省民政廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第十八條 本指引自發(fā)布之日起施行。

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