長沙友齡咨詢有限公司團(tuán)隊(duì)對(duì)照《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)等級(jí)劃分與評(píng)定》國家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南（試行），整理其中涉及的制度，逐一提供參考文本，希望對(duì)您的等級(jí)評(píng)定有所幫助。

行政檔案管理制度

一、歸檔范圍

1、辦公文件： 包括友齡養(yǎng)老院的各種請(qǐng)示、批復(fù)、申請(qǐng)、工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通知、注冊(cè)年檢資料、驗(yàn)資文件、融資資料、法律事務(wù)資料、處理糾紛資料等具有保存價(jià)值的文件。

2、證件性文書資料： 包括營業(yè)執(zhí)照、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)備案證書、食品經(jīng)營許可證、等。

3、法規(guī)性文件：包括政府批發(fā)需養(yǎng)老院執(zhí)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

4、重大決議：包括由董事會(huì)及養(yǎng)老院相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

5、計(jì)劃性文件：包括養(yǎng)老院總體規(guī)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

6、總結(jié)性文件：包括養(yǎng)老院年度和月度工作總結(jié)、各職能部門年度和月度工作總結(jié)等。

7、批示性文件：包括養(yǎng)老院各類計(jì)劃指標(biāo)、各類任命、工作指示等。

8、憑證性文件：包括各職能部門上報(bào)的在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證、如資產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書、意向書等原始記錄和文本。

9、匯報(bào)性文字資料：包括友齡養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

10、聲像制品資料：包括友齡養(yǎng)老院在其經(jīng)營活動(dòng)、政治活 動(dòng)、文娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、參觀、考察時(shí)以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料：包括黨政軍知名人士、著名書法文藝家以及業(yè)內(nèi)外友好企業(yè)或個(gè)人提供的題詞書畫，工藝制品等。

12、工程檔案：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、 設(shè)計(jì)文件，開工審批文件，招投標(biāo)文件，工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，工程財(cái)務(wù)文 件，工程竣工驗(yàn)收文件，竣工圖等從立項(xiàng)到竣工的具有保存價(jià)值的全過程系統(tǒng)資料。

13、財(cái)務(wù)檔案：有關(guān)財(cái)務(wù)工作的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、合同以及往來文書都應(yīng)歸檔。

14、服務(wù)對(duì)象檔案： 養(yǎng)老院供養(yǎng)對(duì)象應(yīng)建檔立冊(cè)，一人一檔，實(shí)時(shí)更行，定期整理。

二、檔案保管制度

1、檔案實(shí)行專人管理，嚴(yán)格保管檔案柜鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案柜。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處； 檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。

4、維護(hù)檔案安全，每個(gè)箱柜必須保持整潔。

5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

三、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。

四、檔案借閱制度

1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。

2、本單位人員查閱涉入本單位機(jī)密的有關(guān)檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。

4、查借檔案者要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限十天內(nèi)歸還，并辦理借閱登記手續(xù)。

6、檔案歸還時(shí)，檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無誤后簽收，發(fā)現(xiàn)問題要查明原因，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。

五、檔案移交制度

1、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價(jià)值的全部檔案。

2、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

3、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)證后方可離開崗位。

六、檔案統(tǒng)計(jì)制度

1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。

3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。

5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

以上資料僅供參考、交流。